Die Vier-Tage-Woche: Vor- und Nachteile

​Der erste Schritt ist, mit klaren, wahrheitsgemäßen Informationen über die verfügbare Stelle für die Position zu werben. Hierzu gehört neben der Stellenbeschreibung ein Anforderungsprofil.

Es ist wichtiger Bestandteil der Hilfsmittel, mit denen Personalverantwortliche ihrer Arbeit nachgehen. In einem Anforderungsprofil können Sie die Eigenschaften festlegen, die ideale Bewerber:innen besitzen sollten, etwa bezüglich ihrer Ausbildung, vorheriger Berufserfahrung und aller weiteren Merkmale, die für eine erfolgreiche Besetzung der Rolle wichtig wären.

„Viele Unternehmen stützen sich nur auf das Stellenprofil, also die enthaltenen Aufgaben, und nicht auf die Person, die eigentlich gesucht wird. Angesichts der immer höheren Nachfrage nach Fachkräften machen mitarbeiterorientierte Unternehmen aber genau das – nach Menschen suchen.“

Chris Adcock, Geschäftsführer von Reed Technology

Fünf gute Gründe für ein Anforderungsprofil:

1. In den Vorstellungsgesprächen können Sie konkreter auf die Anforderungen eingehen und der gesamte Prozess rund um die Gespräche kann verschlankt werden.

2. Bewerber:innen können sich vorab mit den Anforderungen vergleichen und entscheiden, inwieweit sie für die Position und Ihr Unternehmen geeignet sind. Das heißt, sie können ihre persönliche Eignung für die Stelle bewerten, anstatt nur ihre fachliche Kompetenz einzuordnen.

3. Es unterteilt die persönlichen Voraussetzungen, die für den Arbeitgeber wichtig sind, in zwei Kategorien: „erforderlich“ und „wünschenswert“. Somit lässt sich präzise darstellen, wonach der Arbeitgeber sucht und inwiefern die Bewerber:innen diese Kriterien erfüllen.

4. Es unterstreicht die Chancengleichheit innerhalb des Recruiting-Umfeldes des Unternehmens. Das Verbot von Diskriminierung ist im Gesetz klar geregelt. Mit einem Anforderungsprofil stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Bewerber:innen anhand der für die Position relevanten Fähigkeiten bewerten;

5. also anhand einer einheitlichen Liste von Prioritäten, die im Voraus festgelegt wurden. Voreingenommenheit, Vorurteile und persönliche Motive, die für eine erfolgreiche Personalbeschaffung oft Hindernisse darstellen, lassen sich damit leichter vermeiden.

Was das Anforderungsprofil umfassen sollte

Nachfolgend sehen Sie einige Bespiele für die Art von Informationen über Bewerber:innen, die für das Anforderungsprofil relevant sein können. Überlegen Sie, welche Anforderungen für die zu besetzende Stelle angemessen sind – und welche nicht! Für manche Positionen gibt es zum Beispiel rechtliche Vorgaben, etwa ein bestimmtes Ausbildungsniveau oder konkrete Qualifikationsnachweise. Wenn Sie sich zu den Anforderungen in Ihrer Branche beraten lassen möchten, wenden Sie sich gerne hier an ein Mitglied unserer Beratungsteams. Ohne das entsprechende Wissen können hier kritische Fehler passieren, gehen Sie deshalb besonders sorgsam vor.

1. Errungenschaften – z. B. Qualifikationen, Berufserfahrung, vorausgegangene Beschäftigungen

2. Soft Skills – z. B. Beziehungsaufbau, Rhetorik, Zeitmanagement

3. Stellenspezifische Fähigkeiten – z. B. Anwendung unterschiedlicher Software oder Programme, Teammanagement

4. Charaktereigenschaften – z. B. proaktives Auftreten, Geduld, Motivation, Auge fürs Detail

5. Körperliche Eignung – z. B. Körpergröße, Sehkraft (Achtung: Diese Kriterien müssen nachweislich für die Ausführung der stellenspezifischen Aufgaben erforderlich sein und dürfen keine reine Präferenz sein.)

„Wenn Arbeitnehmer:innen und Arbeitgeber ähnliche Ziele verfolgen, den gleichen Berufsethos haben und ihre Arbeit ähnlich erfüllend finden, werden die Arbeitnehmer:innen langfristig hohes Engagement und Loyalität zeigen.“

Claire Harvey, Geschäftsführerin von Reed

Tipps für Verfasser

• Bleiben Sie realistisch

  Es ist selten, dass Bewerber:innen wirklich alle Kriterien erfüllen. Überlegen Sie sich also im Voraus, welche Anforderungen zwingend erforderlich sind und welche Sie wünschenswert finden.

• Finden Sie Ihre fachlichen Lücken

  Besonders erfolgreiche Teams zeichnen sich dadurch aus, dass jedes Mitglied individuelle Fähigkeiten mit in die Abteilung bringt. Überlegen Sie, ob es intern Schwachstellen gibt und beschreiben Sie diese im Abschnitt der wünschenswerten Fähigkeiten.

• Überlegen Sie, wie Sie die Kriterien bewerten werden

  Können die Bewerber:innen die gewünschten Anforderungen durch einen Test nachweisen oder im Vorstellungsgespräch demonstrieren, wenn Sie sie danach fragen? Sollte Ihnen selbst kein Beispiel einfallen, wäre es unfair, dies von den Bewerber:innen zu erwarten.

• Finden Sie den richtigen Ton

  Lassen Sie das Anforderungsprofil von einer oder zwei weiteren Personen überprüfen, um sicherzustellen, dass Sie alle Punkte angemessen formuliert haben und Ihre Wortwahl keinen Anstoß erregt.

Machen Sie das Onboarding leichter

Haben Sie Ihre Wahl getroffen, gestaltet sich das Onboarding und die Einarbeitung viel einfacher, da sie dank des Anforderungsprofils wissen, welche Kriterien der neue Mitarbeitende bereits erfüllt. Wenn Sie beispielsweise ausdrücklich nach Bewerber:innen mit exzellenten EDV-Kenntnissen gesucht haben, müssen Sie später womöglich nur eine kurz Einführung in das IT-System Ihres Unternehmens geben. Auch kann Ihnen das Anforderungsprofil helfen, passende Schulungs- und Entwicklungspläne zu erstellen, wenn neue Mitarbeitende bestimmte wünschenswerte Fähigkeiten (noch) nicht besitzen.

Recruiting-Agenturen sind auf die Erstellung solcher Anforderungsprofile spezialisiert. Nehmen Sie gerne Kontakt zu einem Mitglied unseres Expertenteams auf, um mehr darüber zu erfahren, wie Sie passende Bewerber:innen finden, die Ihre Geschäftsziele näher rücken lassen.

​Haben Sie mehrere Wochen damit verbracht, passende Bewerber:innen für eine offene Stelle in Ihrem Unternehmen zu finden, erscheint die zweite Vorstellungsrunde geradezu wie das Licht am Ende des Tunnels. Nachdem Sie in der ersten Runde alle ungeeigneten Bewerber:innen ausgeschlossen haben, bleibt Ihnen nun nur noch eine Handvoll Personen, von denen eine mit ziemlicher Sicherheit demnächst zu Ihnen stoßen wird. Die Entscheidung, wer der oder die Neue wird, fällt häufig durch ein zweites Vorstellungsgespräch.

Das zweite Vorstellungsgespräch ist eine wichtige Vergleichsmöglichkeit für Sie und Ihr Team. Die Fragen, die Sie darin stellen, sollten Ihnen aufschlussreiche Erkenntnisse über die Jobanwärter:innen liefern können. Genau wie in der ersten Runde kann entscheidend sein, welche Fragen Sie stellen, um bewerten zu können, ob Ihr Gegenüber für die Rolle geeignet ist.

Zwar gibt es für das zweite Vorstellungsgespräch kein Allgemeinrezept, dennoch sollte Ihnen unsere Auswahl an Fragen für die Bewerber:innen helfen, sich ein besseres Bild zu machen und entscheiden zu können, wen Sie einstellen möchten.

Fragen für das zweite Vorstellungsgespräch:

Welche Langzeitziele verfolgen Sie in Ihrer Karriere?

Wie Bewerber:innen auf diese Frage antworten, gibt Ihnen Aufschluss darüber, wie diese sich langfristig gesehen in Ihrem Unternehmen positionieren würden. Wenn sie in ihrer Antwort direkt auf Ihr Geschäft Bezug nehmen, beabsichtigen sie wahrscheinlich, dem Unternehmen treu zu bleiben, und werden sich tatkräftig dafür einsetzen, ihre eigenen Karriereziele zu erreichen, indem sie gute Arbeit für das Unternehmen leisten. Zugleich ist diese Frage ein guter Persönlichkeitstest, denn eine ehrliche Antwort kann maßgeblich zur finalen Entscheidung für oder gegen eine:n Bewerber:in beitragen.

Sind Ihnen seit Ihrem ersten Gespräch noch Fragen zum Unternehmen oder zur Position eingefallen?

Hiermit laden Sie die Bewerber:innen dazu ein, alle Fragen zu stellen, die sie beim ersten Termin vor lauter Nervosität möglicherweise vergessen haben. Und es profitieren beide Seiten von dieser Frage: Sie als Arbeitgeber, weil Sie testen können, wie gut sich Ihr Gegenüber vorbereitet hat, und die Bewerber:innen, weil sie somit all die guten Fragen loswerden können, die ihnen wahrscheinlich erst auf dem Rückweg vom ersten Vorstellungsgespräch eingefallen sind.

Was denken Sie, welche Fähigkeiten für diese Position gefragt sind?

Hierbei geht es nicht darum, die Bewerber:innen direkt danach zu fragen, was sie zu bieten haben, sondern ihr Verständnis für die Anforderungen der Rolle und ihr kritisches Denken zu testen. Das bedeutet, sie sollten ihre Fähigkeiten darlegen, aber auch in Relation zu dem setzen, was ihrer Meinung nach für die Rolle erforderlich ist.

Inwiefern wären Sie für diese Rolle weniger geeignet?

Diese Frage zwingt die Bewerber:innen, sich mit Problemen auseinanderzusetzen und Lösungsvorschläge zu finden, wie sie berufliche Hürden überwinden würden, die ihnen in der Rolle begegnen könnten. Wie zuversichtlich sie auf diese Frage reagieren, gibt Ihnen Aufschluss darüber, wie stark die Motivation der Bewerber:innen ist, Leistungen zu erbringen.

Was würden Sie in unserem Unternehmen verändern?

Mit dieser Frage geben Sie den Bewerber:innen die Chance, eine konstruktive Analyse zum Unternehmen anhand der Informationen, die sie möglicherweise vor dem Gespräch eingeholt haben, durchzuführen. Für Sie ist die Frage wiederum einen Möglichkeit, zu erleben, wie die Bewerber:innen mit eher pessimistischen Fragen umgehen und für positive Veränderungen sorgen würden. Eine gute Antwort auf diese Frage könnte zum Beispiel sein, gezieltere Schulungen durchzuführen oder mehr Verantwortung an bestimmte Teammitglieder zu übergeben.

Wie schnell könnten Sie die neue Stelle antreten?

Eine klassische, aber auch wichtige Frage, da das Onboarding neuer Mitarbeitenden mitunter administrative Höchstleistungen verlangt. Sie kann auch einfach nur als Vergleich dienen, wenn manche Bewerber:innen früher antreten können als andere. Zugleich spiegelt die Antwort auf diese Frage aber auch wider, wie verpflichtet sich Ihre Bewerber:innen gegenüber ihrer aktuellen Beschäftigung fühlen und inwiefern sie den Wechsel mit Integrität vollziehen. Denn sollten sie erwähnen, dass sie ihre derzeitige Stelle ohne Einhaltung einer Kündigungsfrist verlassen wollen, sollten Sie bedenken, dass sie dies in Ihrem Unternehmen möglicherweise ebenfalls tun würden.

Letztlich entscheiden gute Fragen darüber, welche:r Bewerber:in am besten für Ihr Geschäft geeignet ist. Durch ein zweites Vorstellungsgespräch können Sie sich hoffentlich einen besseren Überblick über die Kompetenz und Fähigkeiten Ihres Gegenübers verschaffen und – das ist entscheidend – herausfinden, ob diese Person gut zu Ihrem Unternehmen passt.

​Wie sich das zweite Vorstellungsgespräch vom ersten unterscheidet

Je nach Unternehmen und Position, für die Sie sich beworben haben, ging es beim ersten Vorstellungsgespräch möglicherweise nur darum, bestimmte Kriterien auf einer Liste abzuhaken, die von der Personalabteilung abgefragt wurden. Oftmals soll lediglich sichergestellt werden, dass Sie zur Stellenbeschreibung passen und die Angaben auf Ihrem Lebenslauf der Wahrheit entsprechen.

Nun kommt es also darauf an, Ihren Gegenüber wirklich von sich zu überzeugen.

Das zweite Vorstellungsgespräch ist eine ideale Gelegenheit, Ihre Fähigkeiten unter Beweis zu stellen, konkrete Nachweise Ihrer Leistungen in früheren Jobs zu liefern und sich vor allem derart überzeugend zu präsentieren, dass Sie die anderen Bewerber:innen in den Schatten stellen. Damit Ihnen das gelingt, sollten Sie ...

Sorgfältig planen

Verlassen Sie sich niemals darauf, dass der zweite Termin am gleichen Ort wie das erste Vorstellungsgespräch stattfindet. Größere Unternehmen haben meist mehrere Büros, also überprüfen Sie ganz genau, wann und wo Sie erwartet werden. Wenn Sie eine weitere Anreise haben und die Gegend nicht kennen, testen Sie den Weg bereits am Vortag (idealerweise zu einer ähnlichen Uhrzeit), um auf mögliche Umleitungen, Bauarbeiten oder Verkehrsstoßzeiten vorbereitet zu sein.

1) Überlegen Sie, was Sie anziehen möchten

Wenn Sie mit Ihrer Kleidung einen guten ersten Eindruck machen möchten, Ihr Lieblingsoutfit aber gerade noch in der Wäsche ist, sollten Sie sich eine Alternative bereitlegen.

Denken Sie auch daran, dass Sie kleidungsmäßig nicht nachlassen sollten, nur, weil Sie die erste Runde überstanden haben. Tragen Sie gepflegte Businesskleidung, die für den Bereich angemessen ist, für den Sie sich bewerben. Wenn Sie dabei ein wenig Hilfestellung benötigen, hilft Ihnen das hier weiter:

2) Machen Sie Ihre Hausaufgaben

Mit hoher Wahrscheinlichkeit treffen Sie beim zweiten Termin auf andere Gesprächspartner:innen. Das können Fachkräfte aus Ihrem Bereich oder auch künftige Vorgesetzte sein, die Ihnen weitere Fragen stellen möchten. Finden Sie (wenn möglich) heraus, wer am Gespräch teilnehmen wird, und informieren Sie sich auf LinkedIn über diese Personen.

Sehen Sie sich ihre Kompetenzen an, überlegen Sie, was diese Personen ausmacht, und bereiten Sie sich dementsprechend auf das Treffen vor. Das kann bedeuten, sich bestimmtes fachliches Wissen erneut ins Gedächtnis zu rufen oder einfach gemeinsame Gesprächsthemen zu finden. Eine sorgfältige Vorbereitung hilft Ihnen auf jeden Fall, einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen und den richtigen Draht zu Ihrem künftigen Arbeitgeber zu finden.

3) Lassen Sie das letzte Gespräch noch einmal Revue passieren

Seien Sie ehrlich: Hätten Sie beim ersten Vorstellungsgespräch irgendetwas besser machen können? Eventuell haben Sie eines Ihrer überzeugendsten Argumente vergessen oder hätten sich gewünscht, für einige der Standardfragen prägnantere Antworten parat zu haben? Nehmen Sie sich bewusst Zeit, das Gesagte noch einmal durchzugehen.

Wenn es zeitlich möglich ist, dann arbeiten Sie an dem, was Sie hätten besser machen können – sei es bezüglich Gesprächsmethoden oder Ihrem Wissen über aktuelle Branchenentwicklungen. Sich mit Ihrem bisherigen Auftreten auseinanderzusetzen kann eine gute Grundlage dafür sein, sich beim nächsten Termin von den Mitbewerber:innen abzuheben.

4) Überlegen Sie sich eigene Fragen

Nervosität gepaart mit einer ungewohnten Umgebung sorgt bei vielen Bewerber:innen dafür, dass sie sich nach dem Gespräch nur schlecht an die Einzelheiten erinnern können. Falls Ihr Gegenüber etwas angesprochen hat, das Sie nicht richtig verstanden haben, oder Sie eigene Fragen vergessen haben, machen Sie sich Notizen und prägen Sie sich diese gut ein. Egal, wie Sie sich diese beim Gespräch wieder in Erinnerung rufen möchten: Verschaffen Sie sich auf jeden Fall die Gelegenheit, Ihre Fragen zu stellen.

5) Ist die Stelle wirklich die richtige für Sie?

Das zweite Vorstellungsgespräch dient nicht nur Ihrem potenziellen Arbeitgeber. Vielmehr gibt es Ihnen die Möglichkeit, jede Menge Fragen zu stellen. Sie können Ihre Begeisterung für die Stelle zum Ausdruck bringen, aber auch noch mehr über das Unternehmen erfahren. Angefangen dabei, warum die Stelle frei geworden ist, bis hin zur Vision, die das Unternehmen verfolgt, sollte Ihnen das Gespräch zeigen, ob die Stelle wirklich die richtige für Sie ist.